Archiwistki z polskich archiwów państwowych zapoznały się bliżej z zasobem instytucji. P. Iwona Wojciechowska z CLKA poddała zbiory Polskiego Instytutu Badawczego i Muzeum w Budapeszcie ekspertyzie konserwatorskiej, która pozwoliła ocenić stan ich zachowania oraz określić potrzeby w zakresie zabezpieczenia i konserwacji materiałów archiwalnych. Przy okazji wizyty dokonano także ekspertyzy materiałów audiowizualnych.
W PIBM wdrożono również Zintegrowany System Informacji Archiwalnej ZoSIA, co umożliwiło Instytutowi prowadzenie ewidencji zasobu archiwalnego w sposób elektroniczny. Największą trudnością przy wdrażaniu systemu okazał się typowy dla instytucji polonijnych problem przeniesienia istniejących sygnatur tak, aby jak najmniej ingerować w zastany porządek zbiorów – tutaj funkcjonujących w oparciu o papierową księgę inwentarzową.
ZoSIA to aplikacja przeznaczona do opracowania (ewidencji i inwentaryzacji) zbiorów archiwalnych na wszystkich poziomach ich hierarchicznej struktury – od całego archiwum aż po obiekt archiwalny. Może być wykorzystywana w archiwach państwowych oraz innych jednostkach posiadających archiwa. Więcej o projekcie ZoSIA na stronie administratora systemu.
Polski Instytut Badawczy i Muzeum w Budapeszcie gromadzi, bada i eksponuje materiały dotyczące historii i życia kulturalno-społecznego organizacji polonijnych na Węgrzech. Istnieje od 1998 r., do 2015 r. jako Muzeum i Archiwum Węgierskiej Polonii. Organem założycielskim i nadzorczym PIBM jest Ogólnokrajowy Samorząd Polski na Węgrzech, nadzór merytoryczny sprawuje węgierskie Ministerstwo Zasobów Ludzkich. Od 2003 r. PIBM jest członkiem Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie.
W zbiorach instytucji znajduje się wiele cennych materiałów archiwalnych dotyczących historii i życia kulturalno-społecznego organizacji polonijnych na Węgrzech oraz wybitnych postaci zasłużonych dla budowania wielowiekowych relacji polsko-węgierskich. Ważną część zasobu stanowią dokumenty polskich uchodźców z czasów II wojny światowej i fotografie węgierskiej Polonii od początków XX w. Niezwykle dużą wartość historyczną przedstawia dokumentacja budowy pomnika generała Józefa Bema w Budapeszcie oraz oryginalny plakat wzywający Węgrów do udziału w uroczystościach przywitania zwłok generała. W instytucji znajduje się również jeden z największych ocalałych fragmentów Panoramy siedmiogrodzkiej Jana Styki wypożyczony przez Muzeum w Tarnowie.
___
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wraz z podległymi archiwami państwowymi, działając przy wsparciu finansowym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, od blisko 20 lat otacza opieką polskie instytucje polonijne przechowujące materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny. Działaniami objętych jest ponad 20 najważniejszych instytucji polonijnych rozsianych po całym świecie. Główne formy pomocy to ewidencjonowanie, opracowanie i digitalizacja przechowywanych tam zbiorów archiwalnych, doradztwo fachowe, organizacja staży w archiwach państwowych w Polsce dla pracowników instytucji polonijnych, zakup opakowań archiwalnych i konserwacja zasobu oraz upowszechnianie informacji na temat zbiorów archiwalnych instytucji polonijnych.
