W dniach 14, 15 i 18 grudnia 2020 r. odbyło się posiedzenie Centralnej Komisji Metodycznej w trybie zdalnym
Przedmiotem spotkania było omówienie elementów założeń do projektu modernizacji Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej ZoSIA, które mogłyby zostać uwzględnione w projektowanym systemie informatycznym dla archiwów. Dyskusja skupiona była wokół wymagań dotyczących siedmiu obszarów/zadań/działań Archiwów Państwowych, tzn.: ewidencji, przechowywania, opracowania, konserwacji, digitalizacji, udostępniania oraz planowania i sprawozdawczości. Posiedzenie zostało zakończone sformułowaniem rekomendacji w tym zakresie.
W uchwale nr 9, oprócz wymagań dotyczących wskazanych obszarów, CKM zarekomendowała dwa działania, których efekty powinny być wzięte pod uwagę w dalszych pracach projektowych. Są nimi: rozpoznanie potrzeb oraz doświadczeń i narzędzi informatycznych już stosowanych w Archiwach Państwowych do wspomagania procesów konserwacji, digitalizacji i udostępniania oraz przeprowadzenie analizy dokumentacji tworzonej przez Archiwa Państwowe w celu wskazania miejsca jej gromadzenia i przechowywania – w aktach spraw w systemie EZD lub w systemie informatycznym. Zarekomendowano też wprowadzenie do stosowania pojęcia „jednostka informacyjna”.
W spotkaniu oprócz członków CKM i przedstawicieli Kierownictwa NDAP wzięli udział zaproszeni eksperci: dr Adam Baniecki (AP we Wrocławiu Oddział w Bolesławcu), Justyna Soliwoda i Maciej Zdunek (Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz Michał Kaca (Departament Informatyzacji Archiwów NDAP).
___
Centralna Komisja Metodyczna to organ opiniodawczy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawach opracowania, doskonalenia i wdrażania naukowych metod, mających zastosowanie w działalności Archiwów Państwowych. Działa ona zgodnie z planem pracy, uchwalonym na czas trwania kadencji 2019-2021. W czasie poprzednich posiedzeń CKM omawiane były zagadnienia dotyczące przygotowania założeń, metodycznych i funkcjonalnych, do koncepcji działania systemu informatycznego. W ich efekcie przedstawione zostały Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych rekomendacje dotyczące: przeprowadzenia ankiety dotyczącej Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej ZoSIA, nowelizacji lub przygotowania przepisów metodycznych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu informacji oraz kierunków dalszych prac nad standaryzacją opisu materiałów archiwalnych w Archiwach Państwowych, który byłby podstawą budowy nowego systemu informacji archiwalnej.
