Dokumentacja pracownicza to akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Poszukujesz dokumentacji swojego zatrudnienia np. do emerytury lub renty? Podpowiemy Ci, jak jej szukać.
Dokumentację pracowniczą ma obowiązek przechowywać i zabezpieczyć pracodawca. Nawet w sytuacji, gdy firma kończy działalność, Twój pracodawca musi zabezpieczyć dokumentację swoich pracowników. Powinien wtedy przekazać ją na dalsze przechowywanie podmiotom posiadającym stosowne uprawnienia.
Pamiętaj! Gdy kończysz pracę u danego pracodawcy, zawsze pamiętaj o odebraniu dokumentów potwierdzających zatrudnienie – świadectwa pracy. Sprawdź poprawność danych. Tylko pracodawca może skorygować ewentualne błędy.
Co w sytuacji, gdy nie posiadasz dokumentów, które potwierdzałyby Twoje zatrudnienie, a potrzebujesz ich np. do ustalenia emerytury lub renty?
Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia otrzymywanego wynagrodzenia (potrzebne pracownikom m.in. do ustalenia wymiaru emerytury w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych), zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B). Oznacza to, że posiadają ustalony okres przechowywania, po którym zostają zniszczone (brakowane). Po jego upływie ich odnalezienie może być niemożliwe.
Dokumentacja osobowa i płacowa jest przechowywana przez:
- 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.;
- 10 lat – dla pracowników nowozatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (10 lat liczone jest od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia);
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – jeśli pracodawca dopełnił procedury skrócenia okresu przechowywania akt.
Odnalezienie dokumentacji zatrudnienia z lat 70. i 80. może być utrudnione, ponieważ obowiązywał wówczas krótszy czas przechowywania dokumentacji płacowej. Zgodnie z obowiązującymi do 1991 r. przepisami, dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń), stanowiąca dokumentację podstawową do naliczania emerytury lub renty, mogła zostać wybrakowana (zniszczona) po 12 latach od chwili jej wytworzenia.
W przypadku, gdy nie możesz udowodnić czasu zatrudnienia, zalecamy kontakt z właściwym oddziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS wskaże Ci dowody pośrednie, którymi można potwierdzić zatrudnienie.
Dokumentację pracowniczą z zasady przechowuje i udostępnia pracodawca. Jeśli poszukujesz akt dotyczących zatrudnienia, w pierwszej kolejności sprawdź, czy firma, w której byłeś zatrudniony, nadal istnieje. W przypadku dużych firm, gdy oddział terenowy, w którym byłeś zatrudniony, został zlikwidowany, skontaktuj się z centralą lub siedzibą główną firmy. Kopie dokumentacji uzyskasz bezpłatnie.
Pracodawca, który kończy działalność, zazwyczaj przekazuje dokumentację na przechowanie wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej.
Twój pracodawca mógł również przekazać dokumentację swojemu następcy, który kontynuuje jego działalność (czasem pod inną nazwą) lub jednostce nadrzędnej (zwierzchniej). Informacje w tym zakresie dostępne są w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Aby znaleźć informację o miejscu przechowywania swojej dokumentacji, skorzystaj z dostępnych wyszukiwarek:
- Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie;
- Bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy – prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
- Archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej – przechowujące dokumentację niektórych zlikwidowanych spółdzielni.
Wystarczy, że w wyszukiwarkę wpiszesz fragment nazwy byłego pracodawcy, by ustalić miejsce przechowywania dokumentacji. Aby zawęzić wyniki wyszukiwania, możesz wpisać również miejscowość, w której znajdowała się siedziba lub oddział twojej firmy.
Pamiętaj! Składając wniosek o wydanie kopii lub odpisu Twojej dokumentacji ze zlikwidowanej firmy lub o wskazanie miejsca jej przechowywania, podaj pełną nazwę byłego pracodawcy oraz jego adres. Wiele firm i przedsiębiorstw nosiło identyczne nazwy, więc jedynie pełne dane adresowe pozwalają je w pełni zidentyfikować. Bez tych informacji poszukiwanie dokumentacji może potrwać dłużej. Jeśli pamiętasz, wskaż również zajmowane stanowisko i lata zatrudnienia. Wszystkie te informacje pomogą w szybkim odnalezieniu Twojej dokumentacji.
Zachęcamy również do zapoznania się z zasadami poszukiwania dokumentacji pracowniczej, opracowanymi przez Archiwum Państwowe w Warszawie. Pomocne informacje dotyczące lokalnych firm i zakładów znajdziesz również na stronach internetowych poszczególnych Archiwów Państwowych.
Informacji o miejscach przechowywania dokumentacji pracowniczej udziela Archiwum Państwowe w Warszawie Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej, adres: ul. Stefana Okrzei 1, 05-822 Milanówek, telefon: (22) 724 76 05, adres e-mail: adop.kancelaria@warszawa.ap.gov.pl
Dowiesz się z niego, ile maksymalnie możesz zapłacić za wydanie kopii konkretnego dokumentu.
Przechowawca dokumentacji (firma przechowalnicza), któremu Twój były pracodawca zlecił przechowywanie dokumentacji, pobierze od Ciebie opłatę za wydane dokumenty. Chcąc zmniejszyć koszty, wybierz tylko te dokumenty, których potrzebujesz i których wymaga Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub inna instytucja.
Były pracodawca lub jego następca prawny wyda Ci potrzebną dokumentację bezpłatnie.
Gdy napotkasz trudności w uzyskaniu dokumentacji potwierdzającej okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia, od przedsiębiorcy, którego działalność polega na przechowywaniu i udostępnianiu tej dokumentacji, zgłoś się do marszałka województwa, który wpisał przedsiębiorcę do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.
Jeśli uważasz, że opłata naliczona za wydane dokumenty przez przechowawcę dokumentacji jest niezgodna z ww. rozporządzeniem również zgłoś to właściwemu marszałkowi województwa. Jeśli nie wiesz, który marszałek jest właściwy w Twojej sprawie, zajrzyj do
Ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych (pdf, 1 MB).
Wpisz nazwę przechowawcy, aby sprawdzić, do którego urzędu marszałkowskiego zwrócić się ze skargą.
