Ważnym punktem konferencji są rozmowy z przedstawicielami instytucji krajowych, które wspierają instytucje zrzeszone w MABPZ. Archiwa Państwowe od końca lat 90. XX wieku prowadzą liczne działania na rzecz zabezpieczania i upowszechniania polskiego dziedzictwa dokumentacyjnego przechowywanego poza krajem.
Stała Konferencja została powołana w 1979 r. właśnie w Szwajcarii, w Muzeum Polskim w Rapperswilu. Zrzesza ona muzea, archiwa i biblioteki działające poza granicami kraju. Jej celem jest koordynacja działalności instytucji członkowskich. Obecnie Stała Konferencja liczy 25 organizacji z 8 krajów Europy, Ameryki Północnej i Południowej oraz Australii.