W pracach w instytucie uczestniczyli: p. Monika Kowzon-Świtalska, kierownik oddziału w Mławie Archiwum Państwowego w Warszawie, pp. Artur Nogaj i Janusz Bonczkowski z Archiwum Państwowego w Toruniu, p. Magdalena Hartwig z Narodowego Archiwum Cyfrowego, p. Anna Czajka – Kierownik Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów przy Archiwum Głównym Akt Dawnych oraz p. Grzegorz Andryszak z Archiwum Państwowego w Koszalinie.
W wyniku pobytu naszych archiwistów w Instytucie dokonano wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej (ZoSIA), do którego zmigrowano dane dotyczące 77 zespołów (łącznie 12 673 j.a.) z dotychczas używanych baz SEZAM i IZA. Ponadto przygotowano do digitalizacji i utworzono kopie cyfrowe 54 j.a. (ok. 0,8 mb.) akt z kolekcji nr 7 – „Wacław Lednicki Papers”. Łącznie wykonano 6 580 skanów, które przygotowano również do udostępnienia na stronie internetowej Instytutu.
Pracom porządkowym poddano również zespół nr 17 „The Polish Institute of Arts and Sciences of America”, czyli archiwum własne Instytutu. Uporządkowano łącznie 182 j.a. o rozmiarze 2,5 mb. Znaczna część akt znajdowała się w rozsypie, a istniejące foldery (w większości bez opisów zewnętrznych) często zawierały dokumentację przedmiotowo niezidentyfikowaną i niejednokrotnie przemieszaną tematycznie. Konieczne okazało się zatem przeprowadzenie również jej rozpoznania.
Rozpoznaniem kolekcji fotografii zajmowała się p. Magdalena Hartwig z NAC. W zbiorze znajdują się głównie odbitki pozytywowe z okresu 1929-2010, które ukazują wydarzenia z życia Instytutu. Zważywszy na jego bogatą historię i osoby z nim związane (m.in. Bronisław Malinowski, Oskar Halecki, Jan Kucharzewski, Henryk Arctowski, Jan Lechoń, Zbigniew Brzeziński i wielu innych) fotografie te przedstawiają znaczącą wartość historyczną. Łącznie zewidencjonowano 1807 zdjęć, które podzielono wstępnie na 8 serii roboczych i 224 tematy. Ponadto przeprowadzono badanie wstępne kolekcji niezidentyfikowanych wcześniej materiałów audiowizualnych.
P. Anna Czajka z CLKA dokonała przeglądu warunków przechowywania archiwaliów oraz pobrała do badań próbki mikrobiologiczne z materiałów noszących ślady zalania i rozwoju grzybów. W trakcie pobytu dokonano także przeglądu kolekcji kartograficznej i starodruków, do których zostaną zamówione odpowiednie opakowania zabezpieczające poszczególne obiekty. Podczas pobytu w Instytucie nasi archiwiści wspomagali również jego pracowników w bieżącej pracy – między innymi udoskonalali infrastrukturę informatyczną, wymienili kartony i obwoluty teczek akt oraz realizowali kwerendy i udzielali informacji o zasobie.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wraz z podległymi archiwami państwowymi, działając przy wsparciu finansowym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, od blisko 20 lat otacza opieką polskie instytucje polonijne przechowujące materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny. Działaniami objętych jest ponad 20 najważniejszych instytucji polonijnych rozsianych po całym świecie. Główne formy pomocy to ewidencjonowanie, opracowanie i digitalizacja przechowywanych tam zbiorów archiwalnych, doradztwo fachowe, organizacja staży w archiwach państwowych w Polsce dla pracowników instytucji polonijnych, zakup opakowań archiwalnych i konserwacja zasobu oraz upowszechnianie informacji na temat zbiorów archiwalnych instytucji polonijnych.
