Z materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwach Państwowych może skorzystać każdy:
- samodzielnie na miejscu w czytelni akt,
- zlecając archiwistom poszukiwania określonych informacji (kwerendę),
- przez Internet za pomocą serwisu Szukaj w Archiwach oraz innych baz danych.
Co znajdę w Archiwach Państwowych?
Archiwa Państwowe przechowują różnorodne źródła informacji o wartości historycznej, wytworzone przez instytucje lub osoby fizyczne. Mogą to być akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i audiowizualne.
Nasz zasób liczy ponad 45,5 mln jednostek archiwalnych (m.in. ksiąg, teczek, map, filmów) i zajmuje około 385 kilometrów półek na regałach magazynowych.
Dokumenty wytworzone w danym regionie powinny być przechowywane w najbliższym Archiwum Państwowym (zgodnie z zasadą przynależności terytorialnej).
Zespoły, jednostki i sygnatury
Cała dokumentacja przechowywana w archiwum dzieli się na zespoły archiwalne. W skład jednego zespołu wchodzą materiały wytworzone i zgromadzone przez instytucję (np. konkretny urząd czy przedsiębiorstwo), albo przez osobę lub rodzinę/ród. Z archiwaliów o nieokreślonej przynależności zespołowej, a więc takich, które trudno przypisać konkretnemu twórcy, tworzy się zbiory archiwalne o podobnym charakterze np. zbiór plakatów, zbiór rękopisów czy zbiór map i planów.
Zespoły składają się z jednostek archiwalnych, które są podstawowym elementem udostępnianym w czytelni archiwum. Jednostką może być np. dokument pergaminowy lub papierowy, teczka, księga, mapa, atlas, fotografia, album. W części zespołów jednostki archiwalne są dodatkowo pogrupowane w serie, w których znajdują się materiały powiązane według określonych kryteriów (np. wytworzone przez ten sam wydział w ramach urzędu, który wytworzył dokumentację czy też jednostki powiązane ze sobą tematycznie). Opisy i skany wielu jednostek archiwalnych znajdziesz również w serwisie Szukaj w Archiwach. Jednostkę archiwalną w magazynie archiwum lub w serwisie najłatwiej odnaleźć po jej sygnaturze (specjalnie nadanym numerze).
W poszukiwaniu materiałów archiwalnych w Archiwach Państwowych pomogą Ci:
- przewodniki po zasobie, katalogi i informatory publikowane przez Archiwa Państwowe, będące w posiadaniu opisanego zasobu,
- spisy i inwentarze zespołów dostępne m.in. w serwisie Szukaj w Archiwach i czytelniach Archiwów Państwowych.
Więcej porad dotyczących poszukiwań w Szukaj w Archiwach znajdziesz w zakładce serwisu „Jak szukać”.
Udostępnianie materiałów archiwalnych
Każdy może skorzystać ze źródeł zgromadzonych w Archiwach Państwowych. Nie wymaga to uzyskania zgody, ani uzasadnienia.
W Archiwach Państwowych z zasady nie pytamy naszych użytkowników o cel archiwalnych poszukiwań. Pracownik obsługujący czytelnię może Cię o niego zapytać, aby lepiej dostosowywać swoje działania do Twoich oczekiwań. Podanie tej informacji jest jednak całkowicie dobrowolne.
Z zasobami archiwalnymi możesz zapoznać się niezależnie od Twojego stopnia przygotowania do badania źródeł historycznych. W wyjątkowych sytuacjach, gdy brak specjalistycznych umiejętności mógłby spowodować ryzyko dla bezpieczeństwa archiwaliów (np. w przypadku bardzo starych lub delikatnych materiałów), pracownik archiwum może udostępnić Ci je w innej formie np. kopii oryginalnych dokumentów (zwłaszcza kopii cyfrowych).
Aby skorzystać z zasobu Archiwów Państwowych nie musisz być pełnoletni.
Korzystanie z zasobu Archiwów Państwowych jest bezpłatne.
Płatne mogą być jednak usługi, które wspierają korzystanie z materiałów archiwalnych. Jeśli zechcesz skorzystać z usług:
- wyszukiwania informacji i danych (kwerendy),
- ich przetwarzania (zwłaszcza poprzez opracowanie prezentacji treści źródłowych dokumentów),
- sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów
- sporządzania odwzorowań wizualnych bądź dźwiękowych materiałów archiwalnych (np. kserokopii, fotokopii, mikrofilmowania, skanów, nagrań dźwiękowych),
możesz zostać poproszony o uiszczenie odpowiedniej opłaty. Cennik opłat znajdziesz bezpośrednio w Archiwum, z którego zasobu korzystasz, a także na jego stronie internetowej.
Z zasobu archiwalnego możesz skorzystać przez Internet (w serwisie Szukaj w Archiwach) lub bezpośrednio (osobiście) w czytelniach lub specjalistycznych pracowniach Archiwów Państwowych. Wystarczy, że wskażesz pracownikowi czytelni akt chęć zapoznania się z określonymi materiałami archiwalnymi i uzupełnisz „Zgłoszenie użytkownika”.
Uwaga! Zasady udostępniania materiałów archiwalnych mogą nieznacznie różnić się w zależności od wybranego przez Ciebie Archiwum Państwowego. W części archiwów możesz np. zostać poproszony o przesłanie wcześniej elektronicznego zamówienia i zarezerwowanie miejsca w czytelni.
W Archiwum Państwowym możesz zamówić także płatne usługi:
- kopie lub odpisy określonych dokumentów, a także wypisy, wyciągi lub inne odwzorowania – bez urzędowego potwierdzenia treści (tzn. klauzuli „za zgodność z oryginałem”),
- kwerendę (wyszukanie w materiałach archiwalnych interesujących Cię informacji i danych przez pracownika archiwum),
W czytelni możesz samodzielnie kopiować materiały archiwalne przy użyciu własnych urządzeń np. poprzez zrobienie zdjęcia lub skanu. Nie ponosisz wtedy dodatkowych opłat. W takiej sytuacji prosimy o wycieszenie dźwięku urządzenia i nieużywanie dodatkowego oświetlenia.
Od zasady powszechności dostępu istnieją wyjątki. Zapoznawanie się z niektórymi informacjami może być ograniczone prawnie. Ograniczenia mogą wynikać również z wymogów ochrony archiwaliów przed ryzykiem ich uszkodzenia, zniszczenia lub utraty.
W takich wyjątkowych przypadkach, dyrektor Archiwum Państwowego może odmówić dostępu do materiałów archiwalnych. W sytuacji, gdy ograniczenie dostępu wynika z obowiązujących przepisów prawa, dyrektor może poprosić o przedstawienie dokumentów potwierdzających interes prawny przed udostępnieniem materiałów archiwalnych.
Jeśli ograniczenia w dostępie wynikają z ochrony danych osobowych, zapoznanie się przez użytkownika z materiałami archiwalnymi może zostać uzależnione od zawarcia z archiwum umowy wyłączającej dalsze przetwarzanie danych lub przedstawienia interesu prawnego (np. wykazania pokrewieństwa).
Uzyskiwanie urzędowych potwierdzeń
Archiwa Państwowe na Twój wniosek mogą dokonać urzędowego potwierdzenia treści przechowywanych materiałów archiwalnych, w postaci:
- ich uwierzytelnionych odwzorowań (odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji) w oryginalnej wersji językowej,
- wtórnych dokumentów (zaświadczeń) opisowo prezentujących tę treść lub jej części wyróżnione przez wnioskodawcę.
Aby otrzymać takie urzędowe potwierdzenie musisz wykazać swój interes prawny. Interes prawny istnieje, gdy Twoje żądanie uzyskania urzędowego potwierdzenia (zaświadczenia) opiera się na przepisie prawa, który umożliwi Ci uzyskanie jakiegoś uprawnienia albo zwolni Cię z jakiegoś obowiązku.
O uzyskanie urzędowego potwierdzenia możesz się ubiegać także w sytuacji, gdy masz obowiązek przedstawienia takiego potwierdzenia innemu organowi.
Niespełnienie powyższych warunków może skutkować odmową wydania urzędowego potwierdzenia (zaświadczenia).
W przeciwieństwie do typowych urzędów, Archiwa Państwowe nie ustosunkowują się do treści potwierdzanego dokumentu ani nie przesądzają o jego autentyczności. Zaświadczają jedynie, że taki dokument przechowują.
Prawne podstawy korzystania z zasobu archiwalnego
Udostępnianie zasobu archiwalnego oraz wydawanie urzędowych potwierdzeń dokumentów odbywa się na podstawie przepisów prawa.
- Zasady udostępniania zasobu archiwalnego Archiwów Państwowychokreślone są wart. 16, 16a-16e w związku z art. 22c Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Zasady uzyskiwania urzędowych potwierdzeń treści materiałów archiwalnych określone są w Dziale VII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
- Przebieg udostępniania zasobu określany jest w przepisach porządkowych – regulaminach, wydawanych w poszczególnych Archiwach Państwowych.
