Każdy z nas posiada prywatne dokumenty rodzinne lub zbiory gromadzone w ramach zainteresowań. Przechowujemy też dokumenty dotyczące naszej edukacji (np. świadectwa szkolne), dokumentację związaną ze stanem zdrowia, dokumenty dotyczące historii zatrudnienia, listy, autografy, pamiętniki, fotografie z podróży i ważnych uroczystości rodzinnych oraz materiały dokumentujące ważne wydarzenia w kraju i za granicą. Gromadzone przez lata przedmioty nie tylko cieszą oko kolekcjonera i jego bliskich, ale nieraz stają się cennymi pamiątkami rodzinnymi, dziedziczonymi z pokolenia na pokolenie. Część z nich może mieć wartość historyczną – dokumentującą historię rodzinną lub lokalną (miasta, wsi, regionu). Zaliczamy je wtedy do materiałów archiwalnych wchodzących w skład nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Jeśli jesteś kolekcjonerem lub rodzinnym archiwistą, bez wątpienia starasz się zapewnić swoim zbiorom jak najlepsze warunki. Jeśli dopiero zaczynasz i chcesz dowiedzieć się w jaki sposób prowadzić domowe archiwum, zapoznaj się z naszym poradnikiem, który powstał w ramach projektu Archiwa Rodzinne Niepodległej. Na stronie projektu znajdziesz również adresy punktów konsultacyjnych, gdzie nasi archiwiści udzielą Ci porad dotyczących właściwego dbania o Twoje zbiory.
Możesz też przekazać zgromadzone przez siebie dokumenty i przedmioty do zasobu instytucji, która zatroszczy się o nie we właściwy sposób przez następne lata i stulecia. Zwłaszcza, gdy nie możesz dłużej zapewniać dokumentom właściwych warunków (np. ze względu na zmiany sytuacji rodzinnej lub lokalowej), albo straciły one dla Ciebie pierwotne znaczenie (wskutek np. zmiany zainteresowań lub innych okoliczności). Pamiętaj, że nie tracą one wartości, a udostępnienie ich innym pasjonatom i badaczom, może dać im drugie życie.
Archiwum rodzinne lub prywatna kolekcja może stać się znaną i cenioną częścią wspólnego dziedzictwa narodowego, eksponowaną na wystawach i opisywaną w publikacjach – już teraz lub w przyszłości.
Jeśli jesteś właścicielem materiałów archiwalnych, możesz przekazać je odpłatnie lub nieodpłatnie do właściwego Archiwum Państwowego. Nasi archiwiści i konserwatorzy zadbają o ich kondycję i bezpieczeństwo przez kolejne wieki. Twoje materiały będą mogły być także udostępniane w naszych czytelniach oraz prezentowane na wystawach i w publikacjach.
Jeżeli chcesz przekazać nam zgromadzone przez Ciebie zbiory, ale nie jesteś pewny czy stanowią one materiały archiwalne, skontaktuj się z najbliższym Archiwum Państwowym. Nasi specjaliści ocenią ich wartość.
Jeżeli chcesz przekazać do Archiwów Państwowych swoją kolekcję rodzinną, skontaktuj się z punktem konsultacyjnym działającym w ramach projektu Archiwa Rodzinne Niepodległej w najbliższym Archiwum Państwowym.
Posiadasz zbiory w postaci elektronicznej (np. filmy lub inne nagrania, zdjęcia w formie cyfrowej)? Możesz je przekazać do Archiwum Państwowego bez wychodzenia z domu za pomocą Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Wystarczy, że założysz konto w systemie.
Pamiętaj! Przed przekazaniem materiałów archiwalnych, skontaktuj się z najbliższym Archiwum Państwowym, które udzieli Ci pomocy i odpowie na nurtujące Cię pytania.
Jeżeli chcesz sprzedać materiały archiwalne innym podmiotom niż Archiwa Państwowe lub archiwa wyodrębnione, musisz pamiętać o prawie pierwokupu.
Prawo pierwokupu to możliwość pierwszeństwa zakupu danej rzeczy. Oznacza to, że materiały archiwalne możesz sprzedać tylko wtedy, gdy Archiwum Państwowe lub archiwum wyodrębnione nie skorzysta z możliwości ich zakupu.
O zamiarze sprzedaży materiałów archiwalnych w pierwszej kolejności poinformuj właściwe Archiwum Państwowe. Umożliwi to nam skorzystanie z prawa pierwokupu. Jeśli nie wiesz, które Archiwum Państwowe jest właściwe, możesz zwrócić się w tej sprawie również do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Prawo pierwokupu nie będzie miało zastosowania, jeśli podarujesz materiały archiwalne innym osobom, podmiotom czy instytucjom.
Prawne uregulowania w tym zakresie znajdziesz w art. 9, 46-47 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w art. 596-602 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
