Jednostki publiczne, które wytwarzają i gromadzą materiały archiwalne, mają obowiązek ich przekazywania do Archiwów Państwowych. Procedura jest jednakowa dla wszystkich materiałów archiwalnych – tradycyjnych i elektronicznych. Różni się jednak terminem i sposobem ich fizycznego przekazania.
Archiwa Państwowe przejmują materiały archiwalne w postaci papierowej wytworzone i zgromadzone w:
- organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych,
- organach jednostek samorządu terytorialnego,
- samorządowych jednostkach organizacyjnych,
niezwłocznie po upływie 25 lat od ich wytworzenia, o ile nie zostały przekazane wcześniej (zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
W wyjątkowych sytuacjach państwowe i samorządowe organy lub jednostki organizacyjne mogą wystąpić do dyrektora właściwego Archiwum Państwowego z wnioskiem o przekazanie materiałów archiwalnych w innym terminie niż wskazany w ustawie. Dyrektor może wtedy wyrazić zgodę na ewentualne późniejsze przejęcie archiwaliów.
Materiały archiwalne do Archiwów Państwowych przekazują również archiwa wyodrębnione. Następuje to w momencie, w którym ustają okoliczności uzasadniające ich przechowywanie – nie później jednak niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Archiwa wyodrębnione przekazują materiały do Archiwum Akt Nowych (jednego z trzech Archiwów Państwowych o charakterze centralnym).
Przepisy szczególne mogą wprowadzać inne okresy, po których należy przekazać materiały archiwalne do właściwego Archiwum Państwowego m.in.:
- akta stanu cywilnego: akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia przekazywane są po upływie 100 lat; akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu – po upływie 80 lat;
- akta prokuratorskie: repertoria i rejestry po 50 latach, akta spraw po 40 latach;
- akta spraw komorniczych: po 10 latach;
- urządzenia ewidencyjne akt spraw sądów wojskowych: po 30 latach;
- akta spraw sądowych o wykroczenia: po 20 latach;
- akta spraw sądowych oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze: po 30 latach;
- akta sądowe: akta spraw cywilnych i gospodarczych (zaliczone do kat. A), w tym z prawa spadkowego i rzeczowego), sprawy sądów rodzinnych – po 50 latach.
Dokumenty elektroniczne stanowiące materiały archiwalne przekazywane są do Archiwum Państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przeważnie po upływie 10 lat od ich wytworzenia (zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
Jak przebiega przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych? Na początku kierownik jednostki przekazującej musi zawiadomić dyrektora właściwego Archiwum Państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania.
Następnie podmiot przekazujący porządkuje materiały i sporządza ich roboczy spis (odrębny dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych). Wzory formularzy spisów dostępne są na stronach internetowych właściwych terytorialnie Archiwów Państwowych. Wersję roboczą spisu należy przesłać do Archiwum Państwowego – w jednym egzemplarzu. Pracownicy Archiwum sprawdzają jego poprawność i przekazują ewentualne uwagi.
Po zakończeniu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania kierownik jednostki organizacyjnej zawiadamia dyrektora Archiwum Państwowego o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych. Do zawiadomienia dołącza się trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w wersji ostatecznej wraz z ich edytowalną wersją elektroniczną. Tak przygotowane materiały mogą zostać fizycznie przekazane do archiwum w terminie uzgodnionym między podmiotem przekazującym a dyrektorem właściwego Archiwum Państwowego oraz miejscu wskazanym przez tego dyrektora.
Kwestie te zostały szczegółowo uregulowane w § 5–8 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz załączniku nr 4 do niego
Coraz częściej jednostki publiczne wytwarzają dokumentację także w postaci elektronicznej. Przygotowaliśmy więc system umożliwiający jej przejęcie, zabezpieczenie i długoterminowe przechowywanie, a w dalszej kolejności także udostępnianie – Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE).
Dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które chcą przekazać materiały archiwalne do Archiwów Państwowych, w systemie ADE dedykowany jest Portal Jednostki. Aby uzyskać dostęp do portalu, należy założyć w systemie konto jednostki i konta użytkowników będących jej pracownikami. Wniosek o założenie kont należy skierować do właściwego terytorialnie bądź rzeczowo Archiwum Państwowego. Formularz wniosku dostępny jest na stronie portalu publicznego ADE.
Jeśli Twoja jednostka organizacyjna korzysta z systemu EZD, możemy go zintegrować z systemem ADE. W tym celu w systemie ADE przygotowano odpowiedni API. Po potwierdzeniu integracji realizacja wszystkich działań związanych z przekazaniem materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej do Archiwów Państwowych, będzie odbywać się w systemie EZD, bez konieczności korzystania z Portalu Jednostki ADE.
Proces przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego za pośrednictwem systemu ADE obejmuje wszystkie niezbędne działania:
- złożenie przez jednostkę organizacyjną wniosku o przekazanie materiałów archiwalnych,
- weryfikację wniosku przez Archiwum Państwowe i przekazanie informacji zwrotnej,
- przesłanie przez jednostkę materiałów archiwalnych za pomocą paczki archiwalnej i ich odebranie przez Archiwum Państwowe w systemie ADE,
- weryfikację paczki archiwalnej pod względem formalnym i weryfikację szczegółową,
- formalne przejęcie przez Archiwum Państwowe materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej.
Dodatkowo w systemie ADE wprowadziliśmy narzędzia takie jak wizualizator czy walidator paczki archiwalnej. Automatyzują one wszelkie czynności, związane z weryfikacją poprawności paczek archiwalnych.
Kwestie związane z cyfryzacją i komunikacją elektroniczną zostały uprzednio uregulowane w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Wkrótce po uchwaleniu tej ustawy Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wydał trzy rozporządzenia, które znajdziesz w zakładce Systemy zarządzania dokumentacją
W przypadku trwałego zaprzestania działalności organu państwowego, organu jednostki samorządu terytorialnego, państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej materiały archiwalne należy niezwłocznie przekazać do właściwego Archiwum Państwowego.
Jeśli organ lub jednostka organizacyjna trwale zaprzestała działalności i nie przekazała materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do Archiwum Państwowego organ nadrzędny, a w przypadku jego braku – organ sprawujący nadzór nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności.
Koszty wynikające z przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania, ich ewentualnej konserwacji oraz samego przekazania do Archiwum Państwowego ponosi organ lub jednostka organizacyjna przekazująca dokumentację.
Wśród materiałów archiwalnych likwidowanego organu lub jednostki organizacyjnej może znaleźć się dokumentacja niezbędna do działalności organu lub jednostki organizacyjnej, która przejmuje zadania i kompetencje likwidowanego podmiotu. W takim przypadku Archiwum Państwowe:
- pozostawia te materiały na podstawie porozumienia (organom państwowym lub państwowym jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej) lub
- użycza na podstawie umowy użyczenia (państwowym osobom prawnym, organom jednostek samorządu terytorialnego, samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz jednostkom organizacyjnym niebędącym państwową lub samorządową jednostką organizacyjną).
Ważne! Jeżeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, nie wydzielono materiałów archiwalnych, to do czasu ich wydzielenia stosuje się przepisy regulujące postępowanie z materiałami archiwalnymi.
