W spotkaniach obu gremiów uczestniczy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dr Paweł Pietrzyk oraz na specjalne zaproszenie organizatorów, przewodniczący Państwowej Służby Archiwalnej Ukrainy dr Anatolij Chromow.
W trakcie posiedzeń wymienionych gremiów dyskutowane będą bieżące wydarzenia i projekty realizowane przez archiwa UE. Obecność przedstawiciela archiwów Ukrainy będzie też okazją do przekazania najnowszych informacji o sytuacji archiwów ukraińskich.