Jednostki niepaństwowe, takie jak partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze, społeczne, stowarzyszenia, kluby, fundacje, kościoły, związki wyznaniowe, szkoły prowadzone przez organy niepaństwowe i niesamorządowe itp., także często w toku swojej działalności, wytwarzają i gromadzą dokumentację, która stanowi materiały archiwalne.
Materiały archiwalne stanowiące ich własność zaliczamy do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Oznacza to, że w odpowiednim momencie muszą one zostać przekazane do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej.
Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi tworzącymi ten zasób, określony został w rozdziale 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Materiały archiwalne niepaństwowych jednostek organizacyjnych przekazywane są do Archiwów Państwowych w trzech przypadkach:
- z chwilą trwałego zaprzestania działalności przez taką jednostkę organizacyjną jej materiały archiwalne stają się własnością Państwa – przechodzą zatem do państwowego zasobu archiwalnego i podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej.
- również wciąż działająca niepaństwowa jednostka organizacyjna może zadecydować o przekazaniu swoich materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego. Zawiera wtedy z dyrektorem tego archiwum odpowiednie porozumienie. Materiały archiwalne może wówczas przekazać Archiwum Państwowemu „na własność” albo w depozyt.
O tym, do którego Archiwum Państwowego powinny trafić takie materiały archiwalne, decyduje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Szczegółowe warunki i tryb postępowania we wszystkich opisanych przypadkach reguluje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny.
O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych należy w pierwszej kolejności zawiadomić Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
W przypadku wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia lub podjęcia przez właściwy organ decyzji, w których następstwie jednostka ma trwale zaprzestać działalności, jednostka organizacyjna musi zawiadomić Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych w ciągu 30 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądowego albo od dnia podjęcia decyzji.
Po otrzymaniu zawiadomienia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wskazuje jednostce Archiwum Państwowe, które oceni dokumentację i dokona przejęcia materiałów archiwalnych. Informuje także dyrektora tego Archiwum Państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych przez daną jednostkę organizacyjną.
Podmiot, który zaprzestaje swojej działalności, musi dodatkowo przesłać do wskazanego Archiwum informację na temat historii swojej jednostki organizacyjnej i wykonywanej działalności, spisy dokumentacji oraz informację o jej ilości.
Dokumentację ocenioną przez Archiwum Państwowe jako materiał archiwalny, należy przygotować do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem tego archiwum. Podczas przygotowań podmiot musi uwzględnić standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do Archiwów Państwowych. Stanowią one załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Odpowiednio przygotowane do przekazania muszą zostać również materiały archiwalne w postaci elektronicznej.
Pamiętaj! Porządkowaniu, ewidencjonowaniu i przekazaniu podlegają dokumenty elektroniczne, a nie nośniki, na których są one zapisane.
Za porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych odpowiadają metadane, które powinny być przyporządkowane do każdego pliku dokumentu elektronicznego. Metadane to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji, opisujących ten dokument i ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie, a także długotrwałe przechowywanie i zarządzenie.
Sposób zapisu i przekazywania materiałów archiwalnych oraz struktura i wymagane metadane, jakie powinny być dołączone do dokumentu elektronicznego, zostały określone w trzech rozporządzeniach Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, które zajdziesz w zakładce Systemy zarządzania dokumentacją.
Materiały archiwalne w postaci dokumentów elektronicznych można przekazać bezpośrednio do wskazanego Archiwum Państwowego na nośnikach lub za pośrednictwem Archiwum Dokumentów Elektronicznych poprzez Portal Jednostki. Aby uzyskać dostęp do portalu, należy założyć w systemie konto jednostki i konta użytkowników będących jej pracownikami. Wniosek o założenie konta należy skierować do właściwego terytorialnie bądź rzeczowo Archiwum Państwowego. Formularz wniosku dostępny jest na stronie portalu publicznego ADE.
