Dokumenty są narażone na różnego typu niebezpieczeństwa także podczas codziennego ich wykorzystywania. Od tego jak z nimi postępujemy, zależy w jakim stanie zostaną zachowane.
Aby zapewnić im bezpieczeństwo i zapobiec niszczeniu, należy stosować się do podstawowych zasad postępowania z dokumentami i promować je wśród naszych pracowników.
Zasady postępowania z dokumentami:
- gdy pracujesz z dokumentami – nie jedz i nie pij w ich bliskości,
- nie naklejaj na dokumenty kartek samoprzylepnych ani taśm klejących,
- podczas tworzenia notatek z dokumentów nie rób odcisków na papierze (nie rób notatek, kładąc kartkę na dokumencie i pisząc po niej długopisem),
- wyjmując oprawne dokumenty z regału, trzymaj je za okładkę, a nie za górna część grzbietu oprawy,
- stosuj podpórki i ograniczniki, aby oprawne dokumenty stały pionowo – nie stawiaj ich w pozycji ukośnej,
- przenoś i podawaj dokumenty w pozycji poziomej (zwłaszcza w segregatorach), nie przenoś ich w pozycji pionowej,
- układaj oprawne dokumenty płasko, w równy stos – nie kładź ich grzbietem do góry lub otwartych w pozycji szerszej niż litera V (zwłaszcza w księgach).
Ważne! Aby nie narażać cennych dokumentów, możesz wykonać ich cyfrowe kopie i w tej formie korzystać z nich w dalszej pracy.
