Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne muszą posiadać i stosować przepisy kancelaryjne i archiwalne, tj.:
- instrukcję kancelaryjną,
- jednolity rzeczowy wykaz akt, który może być uzupełniony o kwalifikator dokumentacji,
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego albo instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.
Przepisy te określają sposób postępowania z dokumentacją – od momentu jej wpływu lub utworzenia po jej zniszczenie lub przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych. Określa je kierownik jednostki w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub upoważnionym dyrektorem Archiwum Państwowego.
Obowiązek uzgodnienia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (lub upoważnionym dyrektorem Archiwum Państwowego) nie dotyczy:
- organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębnionych;
- organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy. Przepisy kancelaryjne i archiwalne tych organów oraz związków międzygminnych określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa lub wojewoda mogą jednak dokonać uzupełnienia określonych w rozporządzeniu jednolitych rzeczowych wykazów akt w porozumieniu z dyrektorem właściwego Archiwum Państwowego.
Wspólne przepisy dla jednostek nadzorowanych i podległych
Organ państwowy może określić w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych wspólne przepisy kancelaryjne i archiwalne dla urzędu obsługującego ten organ i jednostek nadzorowanych i podległych lub dla samych nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
Wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa mogą określić w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych wspólne przepisy kancelaryjne i archiwalne dla jednostek nadzorowanych i podległych o podobnym przedmiocie działalności.
Regulacje w zakresie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych określają przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)
