Jednostki organizacyjne w toku swojej działalności wytwarzają i gromadzą dokumentację w postaci papierowej oraz elektronicznej.
Dokument elektroniczny
Dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych, uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej, zapisany na informatycznym nośniku danych. Został zdefiniowany w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Dokument elektroniczny może być źródłem informacji o wartości historycznej, dlatego został uwzględniony w definicji materiałów archiwalnych (zawartej w art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Kwestie dotyczące postępowania z dokumentem elektronicznym, niezbędnych elementów opisujących jego strukturę oraz wymagań technicznych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, które będą przekazywane do Archiwów Państwowych, zostały określone w następujących rozporządzeniach:
- rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 1517);
- rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. poz. 1518);
- rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. poz. 1519).
System papierowy i system EZD
Obecnie powszechnie stosowane są dwa systemy zarządzania dokumentacją:
- system papierowy, zwany również tradycyjnym,
- system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
W systemie papierowym wszystkie czynności kancelaryjne – od przyjęcia lub wytworzenia dokumentów do przekazania tych o statusie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, lub wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej – pracownicy jednostki wykonują w sposób tradycyjny. Dokumenty elektroniczne drukują, a całość dokumentacji gromadzą i przechowują w postaci papierowej w teczkach aktowych. System tradycyjny może być wspierany przez narzędzia informatyczne, w tym przez systemy klasy EZD. Zakres takiego wsparcia określa instrukcja kancelaryjna, która obowiązuje w danej jednostce organizacyjnej.
W systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją wszystkie czynności kancelaryjne pracownicy wykonują w systemie teleinformatycznym EZD. Dokumenty papierowe skanują, włączają do systemu EZD i odkładają we właściwym składzie chronologicznym. Całość dokumentacji gromadzą i przechowują w systemie EZD.
Jednostka organizacyjna może jednak wyłączyć pewne klasy JRWA (jednolitego rzeczowego wykazu akt) z systemu EZD i prowadzić je w sposób papierowy. Pracownicy wyłączają ze składów chronologicznych dokumentację papierową tworzącą akta takich spraw i drukują dokumentację elektroniczną. Całość dokumentacji gromadzą i przechowują w postaci papierowej w teczkach aktowych.
