Jednym z Twoich obowiązków, jako pracodawcy, jest dbanie o dokumentację w sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników. Musisz pamiętać, że jesteś odpowiedzialny za zabezpieczenie dokumentacji zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Szczególnie ważną kwestią pozostaje zabezpieczenie akt osobowych i dokumentacji płacowej z chwilą podjęcia decyzji o zakończeniu działalności Twojej firmy.
Przypominamy, że dokumentacja osobowa i płacowa musi być przechowywana przez okres:
- 50 lat – dla dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.;
- 10 lat – dla dokumentacji pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.; (10 lat liczone jest od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia);
- 10 lat – dla dokumentacji osób zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – jeśli dopełniłeś procedury skrócenia okresu przechowywania akt (jak skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat – dowiesz się na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).
Co zrobić z dokumentacją osobową i płacową w sytuacji, gdy podejmiesz decyzję o zamknięciu działalności?
Jeśli kończysz działalność, przekaż dokumentację osobową i płacową swoich pracowników wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej.
Ważne! Zanim to zrobisz, sprawdź, czy firma przechowalnicza dysponuje wpisem w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest działalnością regulowaną i wymaga wpisu do rejestru.
Aktualne dane dostępne są również w jawnych rejestrach marszałków województw.
Co zrobić, jeśli nie masz środków finansowych na zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej?
Jeśli Twoja firma nie dysponuje środkami finansowymi na zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej, powinna wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie postanowienia w przedmiocie braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji (art. 51u ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
Ważne! Wniosek do sądu należy złożyć w trakcie trwania prawnej procedury, jaką jest postawienie podmiotu w stan upadłości lub likwidacji, czyli przed wykreśleniem podmiotu z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej.
Jeśli sąd przychyli się do Twojego wniosku, prześlij wydane w tej sprawie postanowienie sądu do Archiwum Państwowego w Warszawie. Archiwum zabezpieczy dokumentację pracowniczą Twojej firmy. Przed przekazaniem dokumentacji uporządkuj ją. Dalszych niezbędnych informacji udzieli ci Archiwum Państwowe w Warszawie (ul. Krzywe Koło 7, 00-270 Warszawa).
Ważne! Przekazanie dokumentacji musi nastąpić przed wykreśleniem twojej firmy z KRS lub CEIDG.
Ważne! Jeśli reprezentujesz spółdzielnię, to rozwiązanie nie będzie dla Ciebie. Zwróć się do Krajowej Rady Spółdzielczej.
Kiedy dokumentację pracowniczą zabezpieczy Archiwum Państwowe?
Zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej przez właściwe Archiwum Państwowe możliwe jest na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (zgodnie z art. 51z ustawy archiwalnej), przy łącznym spełnieniu trzech warunków:
- pracodawca, który wytworzył dokumentację, został wykreślony z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej oraz
- dokumentacja w miejscu jej obecnego składowania zagrożona jest zniszczeniem na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich oraz
- brak jest podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie.
Zapoznaj się z przepisami
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – zapoznaj się szczególnie z rozdziałem 4b „Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy” (art. 51u-51z).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – znajdziesz w niej regulacje w zakresie dokumentacji finansowo-księgowej.
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy stanowi, że pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt. 9b). Niedopełnienie powyższego obowiązku jest obwarowane sankcjami (art. 281 pkt 6 i 7 Kodeksu pracy).
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 kwietnia 1995 r. w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych.
