Prowadzisz lub myślisz o założeniu działalności, polegającej na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców? Musisz pamiętać o spełnieniu kilku wymagań.
Działalność gospodarczą w zakresie przechowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców mogą prowadzić jedynie przedsiębiorcy posiadający wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.
Rejestr prowadzi marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania takiej działalności.
Aby uzyskać wpis do rejestru musisz spełnić następujące warunki:
- prowadzić działalność gospodarczą w określonej formie prawnej;
- posiadać odpowiednią do rozmiarów planowanej działalności bazę organizacyjno – techniczną, która zapewni właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji;
- przygotować regulamin usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
- zatrudnić do obsługi dokumentacji osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową;
- w skład zarządu Twojej firmy nie mogą wchodzić osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko mieniu.
Wniosek o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych złóż w urzędzie marszałkowskim właściwym ze względu na miejsce wykonywania Twojej działalności. Nie ma jednego obowiązującego wzoru wniosku. Wystarczy, że wskażesz w nim wszystkie informacje wskazane w art. 51c ust. 1-3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą archiwalną”.
Wszystkie niezbędne informacje w zakresie uzyskania wpisu, znajdziesz również na stronach internetowych poszczególnych urzędów marszałkowskich.
Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych marszałek województwa wydaje zaświadczenie o wpisie.
O uzyskaniu przez Ciebie wpisu do rejestru przechowawców marszałek województwa zawiadomi również nas. Po otrzymaniu tej informacji od marszałka województwa, wpiszemy twoją firmę do Ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych (pdf, 1 MB).
Prowadzona przez Ciebie działalność w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców podlega kontroli marszałka województwa. Pierwszą kontrolę marszałek województwa przeprowadzi nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu.
Działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej może prowadzić przedsiębiorca będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. W praktyce oznacza to, że przed rozpoczęciem działalności przechowalniczej twoja firma powinna uzyskać wpis do Krajowego Rejestru Sądowego.
Działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej nie mogą prowadzić przedsiębiorcy będącymi osobami fizycznymi oraz spółki cywilne.
Jeśli zdecydowałeś się na rozpoczęcie działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, musisz posiadać odpowiednią bazę magazynową.
Warunki przechowywania dokumentacji zostały ściśle określone i należy ich przestrzegać.
Wytyczne w tym zakresie znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005, Nr 32, poz. 284).
Obsługa dokumentacji osobowej i płacowej wymaga posiadania odpowiednich kwalifikacji zawodowych. Zatrudniając pracowników, którzy będą zajmowali się jej gromadzeniem, ewidencjonowaniem, opracowywaniem, zabezpieczaniem i udostępnianiem (wydawaniem z niej odpisów i kopii), pamiętaj, że muszą posiadać specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
Jednym z warunków prowadzenia działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej jest posiadanie regulaminu usług.
Przygotuj Regulamin świadczenia usług, w którym określisz w szczególności:
- zakres świadczonych usług;
- zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;
- ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
- miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
- tryb przyjmowania interesantów;
- sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
- wysokość opłat pobieranych za usługi (cennik);
- procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.
Regulamin udostępnij w miejscu przyjmowania klientów, aby mogli się z nim zapoznać, a także na stronie internetowej Twojej firmy.
Do Twoich obowiązków, jako prowadzącego działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, będzie należało m.in.:
- przechowywanie zgromadzonych akt przez czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji. W tym czasie musisz zapewnić zgromadzonej dokumentacji właściwe warunki przechowywania (także właściwą ochronę gromadzonych danych osobowych);
- udostępnianie zgromadzonej dokumentacji osobom uprawnionym;
- informowanie marszałka województwa, który wpisał twoją firmę do rejestru przechowawców o każdej zmianie danych, o której mowa w art. 51c ust. 1 pkt 1-6 ustawy archiwalnej oraz postawieniu w stan likwidacji lub ogłoszeniu upadłości twojej firmy;
- powołanie inspektora ochrony danych (zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) w związku z art. 37 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE).
Prowadząc działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej masz obowiązek udostępniania akt osobom do tego uprawnionym, tj. byłym pracownikom, których dokumentacja ta dotyczy lub ich bliskiej rodzinie.
Z przechowywanej dokumentacji możesz wydawać kopie lub odpisy albo zapewnić do niej wgląd.
Za wydawane kopie dokumentacji oraz odpisy możesz pobierać opłaty. Pamiętaj, że wysokość opłat powinna zostać wcześniej ustalona w cenniku usług.
Zanim ustalisz ceny za wykonywane usługi zapoznaj się z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzanie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowania (Dz. U. 2005, Nr 28, poz. 240).
Zanim Twoja firma przejmie dokumentację od likwidującego działalność pracodawcy, powinieneś zadbać o zawarcie umowy o przechowywanie dokumentacji. Przed przejęciem dokumentacji sprawdź też, czy została ona uporządkowana i zewidencjonowana przez przekazującego. Rekomendujemy, aby przekazanie dokumentacji nastąpiło na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego.
Dokumentacja powinna być przechowywana w odpowiednio oznakowanych opakowaniach jednostkowych i zbiorczych. Powinieneś prowadzić wykaz posiadanej dokumentacji.
W przypadku, gdy przetwarzasz dane o przechowywanej dokumentacji w systemie informatycznym – zastosuj sprzęt i oprogramowanie umożliwiające sprawne i szybkie wyszukiwanie danych oraz ich bezpieczeństwo.
Pamiętaj, aby o przejęciu dokumentacji zawiadomić centralę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Załącz wykaz pracodawców, których dokumentację Twoja firma przejęła w danym miesiącu kalendarzowym oraz wskaż okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi. Na te czynności masz czas do końca następnego miesiąca kalendarzowego liczonego od ich przejęcia (jeśli np. przejmiesz dokumentację w maju, masz czas do końca czerwca).
Informacje, które do nas przesyłasz udostępniamy w ogólnodostępnej bazie Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, aby osoby poszukujące swojej dokumentacji mogły ją łatwo odnaleźć. Pełny wykaz firm, których dokumentację przechowuje Twoja firma, możesz zamieścić również na swojej stronie internetowej.
Pamiętaj! Dbając o regularne przesyłanie kompletnych informacji o przejętej przez Twoją firmę dokumentacji, umożliwiasz osobom jej poszukującym łatwe jej odnalezienie i zwrócenie się z wnioskiem o jej udostępnienie.
Brakowanie dokumentacji (niszczenie) możesz przeprowadzić dopiero po upływie ustawowego okresu jej przechowywania, który wynosi:
- 50 lat – dla dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.;
- 10 lat – dla dokumentacji pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.; (10 lat liczone jest od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia);
- 10 lat – dla dokumentacji osób zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – jeśli pracodawca dopełnił procedury skrócenia okresu przechowywania akt.
Jeśli Twoja firma przechowuje dokumentację państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych – jej zniszczenie może nastąpić wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody dyrektora Archiwum Państwowego właściwego miejscowo dla tych jednostek. Zniszczenie dokumentacji należy potwierdzić protokołem lub zaświadczeniem.
Chcesz zakończyć działalność? Pamiętaj, że nadal jesteś zobowiązany do zapewnienia dalszego przechowywania zgromadzonej przez Ciebie dokumentacji pracowniczej.
Możesz ją przekazać na dalsze przechowywanie innemu przedsiębiorcy uprawnionemu do prowadzenia działalności przechowalniczej. Jako przekazujący dokumentację zawierasz umowę z nowym przechowawcą i pokrywasz koszty jej dalszego przechowywania. Wybór przechowawcy należy do Ciebie.
Jeśli Twoja firma nie dysponuje środkami finansowymi na przekazanie dokumentacji innemu uprawnionemu przechowawcy, zwróć się do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia o braku środków na pokrycie kosztów przechowywania.
Postanowienie sądu będzie podstawą do przejęcia dokumentacji przez Archiwum Państwowe (właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych). Otrzymane z sądu postanowienie prześlij do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Pamiętaj, aby zawiadomić marszałka województwa o postawieniu Twojej firmy w stan likwidacji lub ogłoszeniu upadłości.
Marszałek województwa zawiadomi nas, gdy wykreśli Twoją firmę z rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, a my zamieścimy te informacje w Ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych (pdf, 1 MB).
Zawiadom nas, któremu przechowawcy przekazałeś zgromadzoną przez Twoją firmę dokumentację, abyśmy mogli zamieścić te dane w bazie Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Wnioski klientów będą wówczas trafiały na adres nowego przechowawcy.
Zalecamy zapoznanie się z regulacjami prawnymi w ww. tematyce, tj. rozdziałem 4a „Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania” ustawy archiwalnej (art. 51a-51t ustawy archiwalnej).
W razie wątpliwości skontaktuj się z nami lub właściwym urzędem marszałkowskim.
