Opracowanie materiałów archiwalnych służy ich rozpoznaniu i opisaniu. Usprawnia wyszukiwanie informacji i udostępnianie dokumentów zainteresowanym użytkownikom. Proces opracowania złożony jest z kilku etapów.
Porządkowanie materiałów archiwalnych
Porządkowanie materiałów archiwalnych obejmuje kilka różnych poziomów – od wyodrębniania i formowania zespołu archiwalnego (czyli dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej przez jedną instytucję bądź osobę), przez systematyzację archiwaliów wewnątrz zespołu w ramach serii i podserii, do formowania jednostek archiwalnych. Jednostkę archiwalną stanowić może:
- pojedynczy dokument np. pergamin z pieczęciami, mapa, plan urządzenia, zapis nagrania dźwiękowego lub filmu,
- grupa dokumentów np. księga, teczka z dokumentami, koperta z listami, atlas geograficzny lub album z fotografiami.
Opracowanie materiałów archiwalnych służy ich rozpoznaniu i opisaniu. Usprawnia wyszukiwanie informacji i udostępnianie dokumentów zainteresowanym użytkownikom. Proces opracowania złożony jest z kilku etapów.
Porządkowanie materiałów archiwalnych
Porządkowanie materiałów archiwalnych obejmuje kilka różnych poziomów – od wyodrębniania i formowania zespołu archiwalnego (czyli dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej przez jedną instytucję bądź osobę), przez systematyzację archiwaliów wewnątrz zespołu w ramach serii i podserii, do formowania jednostek archiwalnych. Jednostkę archiwalną stanowić może:
- pojedynczy dokument np. pergamin z pieczęciami, mapa, plan urządzenia, zapis nagrania dźwiękowego lub filmu,
- grupa dokumentów np. księga, teczka z dokumentami, koperta z listami, atlas geograficzny lub album z fotografiami.
Opisywanie materiałów archiwalnych
Uporządkowane materiały archiwalne powinny być opisywane zgodnie z przyjętymi zasadami, a w uzasadnionych wypadkach opatrywane także hasłami indeksowymi. W Archiwach Państwowych opisy te gromadzimy w aplikacji Zintegrowany System Informacji Archiwalnej ZoSIA. Może być ona wykorzystywana również w innych instytucjach gromadzących i przechowujących materiały archiwalne.
Chcesz wdrożyć ZoSIA w swojej instytucji? Zobacz, jak to zrobić.
Metodyka opracowania
Dokładne zasady postępowania z różnymi rodzajami archiwaliów zawarte są w podręcznikach i wskazówkach metodycznych wydawanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Akty normatywne znajdziesz w naszym Biuletynie Informacji Publicznej.
