Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na wydzieleniu jej części i przekazaniu do zniszczenia. Dokumentacja zostaje poddana brakowaniu, jeśli:
- jej okres przechowywania już upłynął
- oraz organ lub jednostka organizacyjna uzna, że dokumentacja utraciła dla nich znaczenie (w tym wartość dowodową).
Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określony jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Brakowanie odbywa się na wniosek kierownika jednostki po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego Archiwum Państwowego. Dyrektor Archiwum stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie znajdują się materiały archiwalne (dokumenty o wartości historycznej).
Zgodę na zniszczenie dokumentacji muszą każdorazowo uzyskiwać zarówno państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, jak i prywatne podmioty, które przechowują dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. (w tym przedsiębiorców przechowujących dokumentację zlikwidowanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych).
Jeżeli niepaństwowa jednostka organizacyjna (stanowiąca własność prywatną), np. partia polityczna, organizacja polityczna, stowarzyszenie, fundacja, organizacja społeczna, spółdzielnia, prywatna spółka prawa handlowego itp. planuje poddać brakowaniu (zniszczeniu) własną dokumentację lub akta innego niepaństwowego podmiotu, może wystąpić do Archiwum Państwowego o wydanie opinii dotyczącej tej dokumentacji.
Sposób postępowania przy brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej określają:
- w odniesieniu do dokumentacji papierowej: § 9-12 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
- w odniesieniu do dokumentacji elektronicznej: § 8-14 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
Kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona składa podpisany przez siebie wniosek o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do właściwego miejscowo Archiwum Państwowego.
- Wniosek można złożyć drogą pocztową lub elektroniczną, a także za pomocą platformy ePUAP.
- Do wniosku należy dołączyć 2 egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu.
- Należy sporządzić osobne spisy dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc.
- Spis musi zostać sporządzony oddzielnie także dla każdej jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta, które mają ulec zniszczeniu.
- W obrębie jednego spisu zalecamy wyróżnienie komórek organizacyjnych, z których akta pochodzą.
- W ramach komórek organizacyjnych zalecamy wyszczególnianie teczek i ułożenie ich w kolejności symboli klasyfikacyjnych, które wynikają z jednolitego rzeczowego wykazu akt (układ rzeczowy).
- W spisie dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu lub ekspertyzie, teczki z aktami jednego rodzaju (o tym samym tytule) należy umieścić pod jedną pozycją.
- Osoba sporządzająca spis powinna sprawdzić zawartość teczek aktowych, uzupełnić tytuły jednostek informacją o rodzaju akt i spraw w nich występujących oraz zweryfikować prawidłowość określenia dat skrajnych dokumentacji i jej kwalifikację archiwalną.
Dyrektor właściwego Archiwum Państwowego:
- Może wyrazić zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Zgodę wydaje w jednym egzemplarzu i odsyła do wnioskodawcy. Zgoda zawiera w szczególności: informację o wniosku, którego dotyczy, charakterystykę dokumentacji zawartej we wniosku (rodzaj dokumentacji, okres, z jakiego pochodzi dokumentacja, rozmiar wyrażony w sposób właściwy dla danego rodzaju dokumentacji), potwierdzenie, że dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych oraz ewentualną informację o dokumentacji wyłączonej z brakowania. Po otrzymaniu zgody wnioskodawca może przystąpić do brakowania dokumentacji.
- Może odmówić wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów (o których mowa w § 9 ww. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.). Wskazuje jednocześnie przyczyny odmowy oraz wydaje odpowiednie zalecenia. Przyczyną odmowy może być także zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji. Archiwa Państwowe mogą przeprowadzić ekspertyzę archiwalną dokumentacji proponowanej do zniszczenia i zmienić kwalifikację archiwalną akt.
- Może wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzą wątpliwości. Przedstawia wtedy zalecenia dotyczące dalszego postępowania z taką dokumentacją.
- Rozstrzyga w drodze opinii wątpliwości dotyczące kwalifikacji dokumentacji (na podstawie § 2 ust. 2-4 ww. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.). Opinię wydaje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej albo z urzędu (własnej inicjatywy). Wydanie opinii może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną Archiwum Państwowego lub archiwum wyodrębnionego.
