Organy państwowe, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, niezależnie od tego czy są wytwórcami materiałów archiwalnych czy wyłącznie dokumentacji niearchiwalnej, mają obowiązek:
- zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą dokumentacji, która w nich powstaje oraz jest do nich nadsyłana i składana – w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.
- określenia w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych albo dyrektorem właściwego Archiwum Państwowego przepisów kancelaryjnych i archiwalnych – tj. instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt);
- brakowania (niszczenia) dokumentacji niearchiwalnej za zgodą dyrektora właściwego Archiwum Państwowego po okresie jej przechowywania (określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji) oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja ta utraciła dla nich znaczenie (w tym wartość dowodową);
- utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego – jeżeli wytwarzają materiały archiwalne albo składnicy akt – jeżeli wytwarzają wyłącznie dokumentację niearchiwalną.
Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, w których powstają materiały archiwalne, objęte zostają nadzorem archiwalnym przez właściwe Archiwum Państwowe. Podstawą do objęcia nadzorem archiwalnym jest akt administracyjny zwany „aktem ustalenia”. Wydaje go Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub dyrektor właściwego Archiwum Państwowego.
Podmioty te mają obowiązek:
- utworzyć i prowadzić archiwa zakładowe,
- gromadzić, przechowywać, ewidencjonować oraz odpowiednio zabezpieczać materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną w archiwach zakładowych,
- klasyfikować i kwalifikować materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną,
- przekazywać materiały archiwalne właściwym Archiwom Państwowym oraz brakować dokumentację niearchiwalną po upływie okresu ustalonego w obowiązujących przepisach.
Archiwa Państwowe w ramach prowadzonego nadzoru archiwalnego nad państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi:
- przeprowadzają systematyczne kontrole archiwalne, czyli kontrole postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną,
- opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,
- przeprowadzają ekspertyzy archiwalne dokumentacji zgromadzonej w tych jednostkach organizacyjnych,
- nadzorują proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
- współpracują z nimi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, w których powstaje wyłącznie dokumentacja niearchiwalna mają obowiązek:
- utworzenia i prowadzenia składnic akt,
- gromadzenia dokumentacji niearchiwalnej, którą nie wykorzystują już w działalności, w składnicach akt,
- zapewnienia ochrony przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji zgromadzonej w składnicach akt,
- umożliwienia właściwemu Archiwum Państwowemu nadzoru nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej,
- zapewnienia prowadzenia ewidencji dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w składnicach akt.
Obowiązki niepaństwowych jednostek organizacyjnych
Niepaństwowe jednostki organizacyjne (np. partie i organizacje polityczne, fundacje, kościoły i związki wyznaniowe) mają obowiązek ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych, wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego. Określają także zasady i tryb ich udostępniania.
Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie weszły do państwowego zasobu archiwalnego. Dzieli się go na:
- ewidencjonowany;
- nieewidencjonowany.
Tworzą go materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności oraz stanowiące własność partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych, fundacji, stowarzyszeń, kościołów i związków wyznaniowych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych.
Z chwilą trwałego zaprzestania działalności przez te podmioty ich materiały archiwalne:
- stają się własnością Państwa,
- wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego,
- podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
W przypadku wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia lub podjęcia przez właściwy organ decyzji o likwidacji takiego podmiotu – w terminie 30 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia albo od dnia podjęcia decyzji – podmiot musi powiadomić Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych.
Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane, a ich własność nie może być przedmiotem obrotu.
Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych mogą współpracować z państwową siecią archiwalną, na podstawie porozumień zawartych z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego lub z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (z upoważnienia ministra). Współpraca jest realizowana przeważnie za pośrednictwem wskazanych Archiwów Państwowych.
Archiwa Państwowe współdziałają także z podmiotami działającymi w sferze niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją (zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów). Nasze zadania polegają przede wszystkim na:
- pomocy merytorycznej przy wydzielaniu, ewidencjonowaniu, opracowywaniu i zabezpieczaniu materiałów archiwalnych;
- opiniowaniu spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na brakowanie;
- opiniowaniu projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych;
- pomocy merytorycznej przy porządkowaniu materiałów archiwalnych, które mają zostać przekazane do Archiwów Państwowych.
Tworzą go materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich prawnych następców.
Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego mogą być zbywane. Obciążone są jednak tzw. prawem pierwokupu. Oznacza to, że takie materiały mogą zostać sprzedane osobie trzeciej tylko przy założeniu, że osoba uprawniona nie skorzysta z prawa pierwokupu.
Prawo pierwokupu jest klauzulą związaną z umową sprzedaży. Prawo pierwokupu ww. materiałów mają Archiwa Państwowe i archiwa wyodrębnione, które – będąc państwowymi jednostkami budżetowymi – działają w imieniu Skarbu Państwa.
