Instytucje i firmy wytwarzając dokumentację, muszą jednocześnie zapewnić jej bezpieczne przechowywanie, w odpowiednich do tego warunkach. W zależności od tego, czy jest się dużą, czy małą jednostką osiągnięcie dobrych warunków przechowywania może być łatwiejsze (wyodrębnienie pomieszczenia do przechowywania dokumentacji – archiwum) lub wymagać większego wysiłku i nakładu kosztów (rozbudowa lub/i przebudowa budynku albo wybudowanie lub/i wynajęcie magazynów). Szczególną opieką muszą być objęte dokumenty, w instytucjach, które zostały uznane za wytwórców materiałów archiwalnych, zwłaszcza dokumenty, które zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zostały zakwalifikowane jako kategoria A.
Pamiętaj! Bezpieczne przechowywanie obejmuje nie tylko dokumenty papierowe, ale także coraz liczniej powstające dokumenty elektroniczne. Bezpieczne przechowywanie w tym przypadku oznacza takie zabezpieczenie dokumentu, aby nie doszło do jego utraty ani nieuprawnionych zmian.
Dla zainteresowanych
Chcesz dowiedzieć więcej o tym, jak właściwie zabezpieczać archiwalia? Polecamy Ci nasze publikacje!
„Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi. Ochrona zasobu archiwalnego” – znajdziesz tu wskazówki dotyczące postępowania z archiwaliami i ich ochrony.
„Budynek Archiwum. Wskazówki dla uczestników budowlanego procesu inwestycyjnego” – dowiesz się, jakie wymogi powinny spełniać budynki archiwalne, by gwarantować m.in. bezpieczne i długoterminowe przechowywanie materiałów archiwalnych i ich bezpieczne udostępnianie (w tym zalecane wyposażenie niektórych pomieszczeń np. magazynów) oraz jak tworzyć bezpieczne środowisko przechowywania zbiorów.
„Przeprowadzka zasobu archiwalnego. Zalecenia i dobre praktyki” – znajdziesz tu rekomendacje na temat zasad przemieszczania materiałów archiwalnych. W rozdziale VII oraz aneksach 4-6 zapoznasz się z natomiast z zaleceniami, dotyczącymi sposobu odkurzania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wymogów sprzętowych.
