Prowadząc każdą działalność, należy mieć świadomość niebezpieczeństw grożących wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji. Nieoczekiwane zdarzenia, związane z:
- katastrofami naturalnymi (silne opady atmosferyczne, ekstremalne temperatury, wstrząsy sejsmiczne, itp.),
- działalnością człowieka (błędy popełniane przy produkcji urządzeń, niewłaściwa eksploatacja urządzeń, itp.),
mogą doprowadzić do całkowitego zniszczenia dokumentów.
Kiedy dochodzi do katastrofy, jedyną szansą na uratowanie dokumentów jest szybka i sprawnie przeprowadzona akcja ratunkowa i ewakuacyjna.
