Jak się przygotować na wypadek ewentualnych katastrof zagrażających dokumentom?
Plan działania
Najlepszą metodą zapobiegania skutkom katastrof są działania prewencyjne. Zadbaj o sporządzenie planów postępowania w razie nieoczekiwanych wypadków i dbaj o ich aktualność. Pamiętaj, aby uwzględnić różne rodzaje mogących nastąpić zdarzeń i nie ignoruj tych z pozoru błahych lub nieprawdopodobnych.
Opracowanie planu przygotuje Cię na sytuacje kryzysowe i umożliwi sprawne przeprowadzenie akcji ratunkowej. Plan powinien zawierać m.in.:
- aktualną listę telefonów i adresów osób, które mogą być wezwane w razie akcji ratunkowej,
- informacje o tym, kto odpowiada za przeprowadzenie akcji ratunkowej (szef akcji ratunkowej) oraz osobach wchodzących w skład zespołu ratowniczego i ich zadaniach,
- jasno określone zasady prowadzenia akcji ratunkowej np. oznaczenie miejsc z najcenniejszymi dokumentami, wytypowanymi do ewakuacji w pierwszej kolejności,
- ustalone miejsce ewakuacji dokumentu i ich późniejszego zabezpieczenia,
- adresy podmiotów, które będziesz mógł zaangażować w ratowanie dokumentów.
Przygotuj się również organizacyjnie:
- zaproś lokalną straż pożarną, aby zapoznała się z budynkami należącymi do instytucji oraz pomieszczeniami lub przekaż jej plany ochrony obiektu,
- zakup sprzęt i materiały niezbędne do prowadzenia akcji oraz rozmieść je w określonych miejscach budynku, najlepiej w pobliżu miejsc gromadzenia i przechowywania dokumentacji,
- oznacz w budynku miejsca przechowywania najcenniejszych, wytypowanych do ewakuacji w pierwszej kolejności dokumentów,
- wyznacz osoby odpowiedzialne za sprzęt ratunkowy.
Dla zainteresowanych
Jak się przygotować i wyposażyć (lista sprzętu) oraz jak postąpić w sytuacji katastrofy, dowiesz się z naszych opracowań:
