Dokumentacja wytwarzana podczas bieżącej działalności państwowych i samorządowych organów oraz jednostek organizacyjnych podlega wartościowaniu. Wartościowanie przeprowadza właściwe Archiwum Państwowe.
Wartościowanie dokumentacji polega na ocenie wartości historycznej grupy dokumentów i przyporządkowaniu im odpowiedniej kategorii archiwalnej.
Kategoria archiwalna:
A – oznacza materiały archiwalne, czyli akta przechowywane wieczyście;
B – oznacza dokumentację niearchiwalną, która po upływie określonego czasu może zostać zniszczona;
BE – oznacza dokumentację, która przed zniszczeniem powinna zostać poddana ekspertyzie archiwalnej (ocenie) przez właściwe Archiwum Państwowe. W wyniku ekspertyzy akta mogą zostać zakwalifikowane do materiałów archiwalnych (A) lub dokumentacji niearchiwalnej (B).
Ekspertyzy archiwalne
Sposób przeprowadzania ekspertyz archiwalnych przez Archiwa Państwowe został określony w zarządzeniu Nr 41 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 grudnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych w zakresie ekspertyz archiwalnych przeprowadzanych przez archiwa państwowe.
Wskazówki
Obecnie Archiwa Państwowe dokonują wartościowania dokumentacji, kierując się wskazówkami zawartymi w zarządzeniach Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczących następującej dokumentacji:
- akta osobowe (zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nr 16 z dnia 10 listopada 2014 r.);
- dokumentacja medyczna (zarządzenie Nr 36 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 września 2019 r.);
- dokumentacja uprawnień do kierowania pojazdami i dokumentacja rejestracji pojazdów (zarządzenie Nr 42 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 grudnia 2019 r.);
- akta osobowe studentów oraz prace dyplomowe (zarządzenie Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 kwietnia 2020 r.);
- dokumentacja programów i projektów finansowanych z funduszy europejskich (zarządzenie Nr 11 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 maja 2020 r.).
