Archiwum Dokumentów Elektronicznych

18.06.2020 r. – odbyło się pierwsze z trzech spotkań dla pracowników jednostek przekazujących materiały archiwalne do Archiwów Państwowych oraz pracowników Archiwów Państwowych, odbywających się pod hasłem „System ADE – archiwalny kurs na innowacje”. Prowadzący przedstawili uczestnikom konieczną podstawę teoretyczną i kwestie związanych z dokumentem elektronicznym, paczką archiwalną i systemami EZD. Zaprezentowany został także sam system oraz portal szkoleniowy. Omówiono również procedury przekazania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej za pomocą systemu ADE.

16.06.2020 r. – pracownicy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych przeprowadzili zdalne szkolenie dla administratorów lokalnych systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Wzięli w nim udział wskazani przedstawiciele Archiwów Państwowych. Na szkoleniu zaprezentowaliśmy funkcjonalności systemu, oferowane przez Portal Administratora (w tym zakładanie kont instytucji zewnętrznych, zakładanie kont użytkowników zewnętrznych i wewnętrznych oraz obsługę błędów). Administratorzy lokalni mogli też zapoznać się z pozostałymi Portalami systemu ADE. Po zakończeniu szkolenia uczestnicy otrzymali certyfikaty.

Ze względu na sytuację epidemiologiczną, sposób realizacji części zadań w projekcie został zmieniony i przesunięty w czasie (zwłaszcza spotkania informacyjne dla pracowników jednostek i Archiwów Państwowych oraz szkolenia stacjonarne dla administratorów lokalnych i pracowników Archiwów Państwowych). Z tego też względu zmuszeni byliśmy przełożyć również udostępnienie produkcyjnej wersji systemu użytkownikom.

Maj 2020 r. – pracownicy Archiwów Państwowych zapoznali się z systemem ADE za pomocą platformy szkoleniowej. Do końca maja na platformie zarejestrowało się ponad 500 z nich. Na platformie opublikowaliśmy kolejne ćwiczenia. Każde z nich uzupełniliśmy o film instruktażowy. Tym samym liczba opublikowanych ćwiczeń przekroczyła 150.

Maj 2020 – wypełniając obowiązki Beneficjenta z zakresu informacji i promocji, w maju zleciliśmy publikację trzech artykułów sponsorowanych: w serwisie internetowym gazetaprawna.pl, w piśmie samorządu terytorialnego „Wspólnota” oraz w magazynie „Informacja w Administracji Publicznej”. Najdłuższy z artykułów publikujemy poniżej.

Czytaj artykuł „Archiwum Dokumentów Elektronicznych  – nowe źródło informacji” PDF (3,3 MB)

Maj 2020 – wyłoniliśmy i podpisaliśmy umowę z Wykonawcą, którego zadaniem było przygotowanie rozwiązania do backupu danych systemu ADE, za pomocą którego infrastruktura ADE miała zostać podłączona do systemu backupu Narodowego Archiwum Cyfrowego. Termin realizacji: 6 tygodni.

Maj 2020 r. – przygotowywaliśmy się do przeprowadzenia szkoleń zdalnych dla administratorów lokalnych systemu ADE, a także spotkań informacyjnych dla pracowników archiwów i jednostek, które planowane były na czerwiec.

Kwiecień 2020 r. – udostępniliśmy platformę szkoleniową pracownikom Archiwów Państwowych. Poznawali oni działanie systemu ADE poprzez e-learning. Prowadziliśmy również dalsze prace nad platformą przed udostępnieniem jej szerokiemu gronu odbiorców – uzupełnianie ćwiczeń, prace nad aktualizacją podręczników użytkownika.

Przygotowywaliśmy również publikację artykułów dot. systemu ADE oraz druk materiałów o charakterze informacyjno-promocyjnym (plakaty i ulotki) dot. systemu ADE

Marzec 2020 r. – kontynuowaliśmy stabilizację produkcyjną systemu. Wprowadzaliśmy też ostatnie zmiany wynikające z testów, przeprowadzonych badań potrzeb użytkowników i WCAG 2.0.

31.03.2020 r. – zakończyliśmy prace aplikacyjne dotyczące platformy szkoleniowej systemu ADE. Na platformie umieściliśmy też pierwsze materiały szkoleniowe, podręczniki użytkownika, ćwiczenia.

20.03.2020 r. – zakończyliśmy pierwszy etapu stabilizacji produkcyjnej i prac dotyczących oprogramowania systemowego ADE.

Luty 2020 r. – trwały prace dotyczące przygotowania platformy szkoleniowej systemu ADE – opracowanie rozwiązania, prace aplikacyjne.

1.02.2020 r. – rozpoczęliśmy stabilizację produkcyjną systemu, integrację produkcyjną z systemami zewnętrznymi (usługi Węzła Krajowego, ePUAP, REGON, TERYT). Wprowadzaliśmy także dalsze zmiany w systemie wynikających z testów, przeprowadzonych badań potrzeb użytkowników i WCAG 2.0.

31.01.2020 r. – wdrożyliśmy system na środowisko produkcyjne ADE.

Styczeń 2020 r. – kontynuowaliśmy stabilizację testową systemu. Wprowadzaliśmy też zmiany w systemie wynikające z testów, przeprowadzonych badań potrzeb użytkowników i WCAG 2.0. Przygotowaliśmy również wersję produkcyjną systemu.

20.12.2019 r. – rozpoczęliśmy stabilizację systemu. W czasie stabilizacji wprowadzane były w systemie zmiany wynikające z testów, przeprowadzonych badań potrzeb użytkowników i WCAG 2.0.

19.12.2019 r. – Zakończyliśmy testy systemu ADE i usunęliśmy wszystkie błędy krytyczne i blokujące.

2-3.12.2019 r. – zorganizowaliśmy konferencję „System ADE – źródło archiwalnej innowacji”. Podczas konferencji pokazany został i omówiony działający system Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Uczestnicy mieli też szansę przetestować system „na żywo” – korzystając z ustawionych w tym celu stanowisk komputerowych.

27.11.2019 r.– Zawarliśmy umowę z Tarraya S.A. dotyczącą koordynacji konferencji dotyczącej systemu ADE: „System ADE – źródło archiwalnej innowacji”.

Listopad 2019 r. – przeprowadzone zostały testy i audyty systemu ADE, na nowej – już docelowej infrastrukturze.

28.11.2019 r. – zakończyliśmy przygotowania infrastruktury docelowej dla systemu ADE (dostawa i instalacja infrastruktury i oprogramowania standardowego).

18-22.11.2019 r. – przeprowadziliśmy ostatnią turę badań potrzeb użytkowników. W badaniach, których przedmiotem była weryfikacja użyteczności działania systemu ADE, wzięli udział archiwiści z Archiwum Państwowego w Częstochowie i Archiwum Państwowego w Opolu, pracownicy Ministerstwa Finansów oraz Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego (4 osoby – przyszli użytkownicy systemu). Obejmowały one weryfikację dwóch portali: „Portalu Archiwisty” oraz „Portalu Jednostek”.

W tym okresie przeprowadziliśmy również postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego dotyczącego usługi organizacji i koordynacji konferencji nt. projektu ADE.

25.10.2019 – zawarliśmy umowę z firmą IDEO na przygotowanie materiałów informacyjno-promocyjnych dla projektu ADE (prezentacji, ulotek informacyjnych i plakatów).

25.10.2019 – zawarliśmy umowę z firmą Test Army na przeprowadzenie audytów bezpieczeństwa i WCAG 2.0. systemu ADE.

21.10.2019 – zawarliśmy umowy z trzema Wykonawcami na dostawę oprogramowania standardowego wraz z licencjami na potrzeby projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych w podziale na 3 części.

17-21.10.2019 – spotkaliśmy się z przedstawicielami PUW, Rodan Development sp. z o.o. oraz Assecco Data Systems S.A. Rozmowy dotyczyły technicznej integracji systemu ADE z systemem EZD PUW.

Październik 2019 r. – zakończyliśmy realizację umowy dotyczącej modernizacji infrastruktury na potrzeby projektu ADE tj. dostawy i konfiguracji infrastruktury w serwerowniach Narodowego Archiwum Cyfrowego i Archiwum Państwowego w Bydgoszczy (dokumentacja powykonawcza).

08.10.2019 – zakończyliśmy realizację I etapu umowy dotyczącej zestawienia łącza pomiędzy serwerowniami, w których znajduje się infrastruktura ADE i realizację usługi zapewnienia łącza.

07.10.2019 – zakończyliśmy etap I modernizacji infrastruktury na potrzeby projektu ADE tj. dostawy i konfiguracji infrastruktury w serwerowniach Narodowego Archiwum Cyfrowego i Archiwum Państwowego w Bydgoszczy (testy infrastruktury).

2-18.10.2019 – zrealizowaliśmy zlecenia dotyczące wsparcia w zakresie testowania oprogramowania systemowego ADE – weryfikację środowiska testowego i scenariuszy testowych.

20.09.2019 – zawarliśmy umowę z firmą EXATEL S.A. na zapewnienie łącza pomiędzy serwerowniami Warszawa – Bydgoszcz.

Rozesłaliśmy także zapytanie ofertowe na opracowania materiałów o charakterze informacyjno-promocyjnym dla projektu ADE.

18.09.2019 – zawarliśmy umowę z firmą SOFTIQ Sp. z o.o. na świadczenie usług wsparcia w zakresie testowania oprogramowania systemowego ADE.

13.09.2019 – ogłosiliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na przygotowanie i prowadzenie audytów systemu ADE. Szczegóły dostępne są w BIP.

03.09.2019 – zawarliśmy umowę z firmą SoftBlue na modernizację serwerowni w Archiwum Państwowym w Bydgoszczy (Partner nr 3).

22.08.2019 – zawarliśmy umowę z firmą ESKOM IT Sp. z o.o. na rozbudowę, dostawę, montaż i konfigurację infrastruktury niezbędnej do uruchomienia systemu ADE.

19-27.08.2019 – trwały badania UX systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Badania prowadziliśmy w trzech lokalizacjach: w Warszawie, Gliwicach i Gdańsku. Wzięło w nich udział 15 osób – przyszłych użytkowników systemu na poziomie administracyjnym (administratorzy globalni oraz lokalni) oraz użytkowym (użytkownicy systemu z Archiwów Państwowych oraz z podmiotów zobowiązanych do przekazania materiałów archiwalnych). Uczestnikami byli pracownicy następujących instytucji: Głównego Urzędu Statystycznego, Starostwa Powiatowego w Toruniu, Izby Skarbowej w Gdańsku, Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie oraz Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach, a także archiwów: Narodowego Archiwum Cyfrowego, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w Gdańsku, Archiwum Państwowego w Katowicach, Archiwum Narodowego w Krakowie oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Na etapie przygotowywania i prowadzenia badań wykorzystywano zarówno przygotowane makiety systemu, jak i środowisko testowe. Podczas przeprowadzanych sesji testów wszyscy respondenci byli bardzo zaangażowani w realizację zadań. W większości przypadków zgłaszane przez nich uwagi wynikały z kontekstu pracy, poziomu przygotowania do pracy z dokumentem elektronicznym oraz indywidualnych predyspozycji i doświadczeń wyniesionych z kontaktu z podobnymi systemami.

19.08.2019 – zawarliśmy porozumienie z Asseco Data Systems S.A. dotyczące integracji systemu ADE z systemem Edicta.

05.08.2019 – zawarliśmy porozumienie z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim dotyczące integracji systemu ADE z systemem EZD PUW.

25.07.2019 – zawarliśmy umowę z firmą Future Processing Sp. z o.o. na przygotowanie i wykonanie badań User Experience dla projektowanego systemu ADE.

15.07.2019 – zawarliśmy porozumienie z Rodan Development sp. z o. o. dotyczące integracji systemu ADE z systemem OfficeObjects®.

11.07.2019 – ogłosiliśmy postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie „Dostawa oprogramowania standardowego wraz z licencjami na potrzeby projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych w podziale na 3 części”. Szczegóły dostępne są w BIP.

5.07.2019 – ogłosiliśmy postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego na opracowanie materiałów o charakterze informacyjno-promocyjnym (zgodnie z obowiązkami Beneficjenta wynikającymi z Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji), opracowanie „Strategii promocyjno-informacyjnej dla projektu ADE”, księgi znaku dla systemu ADE oraz Opisu projektu. Szczegóły dostępne są w BIP.

1.07.2019 – prezentacja przez Wykonawcę firmę SoftBlue wyników III Fazy przygotowania oprogramowania systemowego ADE wraz z pokazem wytworzonej i działającej części systemu ADE (w zakresie: Portal Jednostki, Portal Archiwisty, Portal Publiczny)

Zgłoszenie przez Wykonawcę firmę SoftBlue – gotowości oprogramowania systemowego ADE do instalacji na środowisku testowym – zakończenie etapu II umowy.

30.06.2019 – minął rok od podpisania porozumienia o dofinansowanie. W tym czasie zrealizowano 3 Kamienie Milowe, wydatkowano 8,59% środków, a zaangażowano ich 42,80%. Realizacja projektu przebiegała zgodnie z przyjętym harmonogramem i bez większych zakłóceń.

28.06.2019 – ogłosiliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie „Zapewnienie łącza pomiędzy dwiema serwerowniami wykorzystywanymi na potrzeby systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (Warszawa – Bydgoszcz)”. Szczegóły dostępne są w BIP.

18.06.2019 – wybraliśmy cztery firmy-partnerów podczas planowanej integracji systemu ADE z systemami typu EZD. Ze zgłoszonych 7 producentów systemów EZD wybrano 4, którzy w toku uzgodnień przekazali do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych paczki archiwalne wygenerowane przez produkowane przez nich systemy EZD. Podpisanie porozumień zaproponowano następującym producentom: Podlaskiemu Urzędowi Wojewódzkiemu, Centralnemu Ośrodkowi Informatyki, Asseco Data Systems S.A. oraz Rodan.

11.06.2019 – przekazaliśmy archiwom wzorcową dokumentację SZBI.

27.05.2019 – prezentacja przez Wykonawcę firmę SoftBlue wyników II Fazy przygotowania oprogramowania systemowego ADE wraz z pokazem wytworzonej i działającej części systemu ADE (w zakresie: Portal Jednostki, Portal Archiwisty).

07.05.2019 – ogłosiliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie „Modernizacja pomieszczeń serwerowni, dostawa montaż i konfiguracja urządzeń niezbędnych do zapewnienia odpowiednich parametrów środowiskowych oraz stabilnej pracy systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych”. Szczegóły dostępne są w BIP.

06-08.05.2019 – audyt zamykający wdrożenie SZBI w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Narodowym Archiwum Cyfrowym oraz Archiwum Państwowym w Bydgoszczy.

11.04.2019 – ogłosiliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „Rozbudowę, dostawę, montaż i konfigurację infrastruktury niezbędnej do uruchomienia systemu „Archiwum Dokumentów Elektronicznych”. Szczegóły dostępne są w BIP.

10.04.2019 – skierowaliśmy propozycje współpracy do producentów systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w zakresie integracji systemów EZD z systemem ADE.

09.04.2019 – prezentacja przez Wykonawcę firmę SoftBlue wyników I Fazy przygotowania oprogramowania systemowego ADE wraz z pokazem wytworzonej i działającej części systemu ADE (Portal Administratora).

04-05.04.2019 – szkolenie dla pełnomocników Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w Archiwach Państwowych.

01-03.04.2019 – przegląd Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Narodowym Archiwum Cyfrowym i Archiwum Państwowym w Bydgoszczy.

01.04.2019 r. – zakończyliśmy prace nad projektem graficznym systemu ADE.

29.06.2019 – wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w Narodowym Archiwum Cyfrowym – osiągnięcie Kamienia Milowego nr 3.

21-22.03.2019 r. – szkolenie dla przedstawicieli Archiwów Państwowych w ramach realizacji zadania wdrażania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w państwowej sieci archiwalnej pn.: „Bezpieczeństwo informacji zgodne z normą PN-ISO/IEC 27001:2017-06. Audytor wewnętrzny (ISO 27001)”.

21-22.02.2019 – szkolenie dla przedstawicieli Archiwów Państwowych w ramach wdrożenia Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.

15.02.2019 – przygotowanie przez Wykonawcę, firmę Transparent, księgi znaku dla systemu ADE.

05.02.2019 – zatwierdziliśmy ostateczną wersji logo dla systemu ADE.

01.02.2019 – spotkanie warsztatowe z Wykonawcą projektu graficznego systemu ADE, przedstawienie wstępnych propozycji logo dla systemu ADE.

23.01.2019 – zawarliśmy umowę z Wykonawcą SoftBlue S.A. na wytworzenie i wdrożenie oprogramowania systemowego Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

22.01.2019 – zawarliśmy umowę z Wykonawcą Transparent Paulina Naumenko na przygotowanie projektu graficznego dla systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

15-18.01.2019 – audyt zasadniczy dotyczący przygotowania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, przeprowadzony przez Wykonawcę w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Narodowego Archiwum Cyfrowego i Archiwum Państwowego w Bydgoszczy.

03.01.2019 – spotkanie warsztatowe z przedstawicielami Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w sprawie integracji systemu ADE z systemem EZD PUW / EZD RP.

17.12.2018 – ogłosiliśmy zapytanie ofertowe na przygotowanie projektu graficznego dla systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

14.12.2018 – warsztaty dotyczące przygotowania strategii informacyjno-promocyjnej dla projektu ADE zorganizowane przez Wykonawcę Ideo Force dla wskazanych pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

11-17.12.2018 – audyt zerowy dotyczący przygotowania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji przeprowadzony przez Wykonawcę w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Narodowego Archiwum Cyfrowego i Archiwum Państwowego w Bydgoszczy.

07.12.2018 – zakończyliśmy prace nad makietami systemu ADE – osiągając Kamień Milowy nr 2.

03.12.2018 – badania sprawdzające UX na makietach systemu ADE dla przedstawicieli archiwów i jednostek. W badaniach wzięli udział przedstawiciele:

• dla Portalu Administracyjnego: Narodowego Archiwum Cyfrowego, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;
• dla Portalu Archiwisty: Archiwum Państwowego w Warszawie, Archiwum Państwowego w Kielcach, Narodowego Archiwum Cyfrowego;
• dla Portalu Jednostek: Urzędu Miasta Warszawa, Ministerstwa Cyfryzacji.

30.11.2018 – podpisaliśmy umowę z Wykonawcą Ideo Force sp. z o.o., na przygotowanie strategii promocyjno-informacyjnej dla projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

22-23.11.2018 – w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych odbyły się warsztaty „Wstęp do przygotowania i wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji – SZBI” w których uczestniczyli wskazani pracownicy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Narodowego Archiwum Cyfrowego, Archiwum Państwowego w Bydgoszczy i Archiwum Państwowego w Toruniu.

08.11.2018 – ogłosiliśmy zapytanie ofertowe na przygotowanie strategii promocyjno-informacyjnej dla projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

31.10.2018 – podpisaliśmy umowę z Wykonawcą SoftBlue S.A., wyłonionym w toku postępowania na „Opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji dla archiwów państwowych”.

29.10.2018 – zakończyliśmy etap badań potrzeb użytkowników systemu ADE zaplanowany w fazie projektowania systemu. W ramach badań odbyło się 12 spotkań, w których udział wzięło 32 badanych, w tym 16 przedstawicieli Archiwów Państwowych i 16 przedstawicieli jednostek przekazujących materiały archiwalne. Analizy biznesowa oraz uwagi i dane zebrane w trakcie badań użyteczności zostały wykorzystanie w projektowaniu makiety systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

18.10.2018 – rozstrzygnęliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji dla archiwów państwowych”.

09.10.2018 – w ramach realizacji badań potrzeb użytkowników w Warszawie odbyły się dwie ostatnie sesje zogniskowanych wywiadów grupowych i warsztatów partycypacyjnych. W pierwszej z nich wzięli udział przedstawiciele następujących jednostek centralnych: Głównego Urzędu Statystycznego, Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Cyfryzacji, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia oraz Urzędu Patentowego RP, a w drugiej przedstawiciele archiwów: Archiwum Akt Nowych oraz archiwów państwowych z Lublina, Kielc, Bydgoszczy, Łodzi oraz Siedlec.

02.10.2018 – W ramach realizacji badań potrzeb użytkowników w Katowicach odbyła się druga sesja zogniskowanych wywiadów grupowych i warsztatów partycypacyjnych. Wzięli w nich udział przedstawiciele Urzędu Marszałkowskiego w Katowicach, Urzędu Miasta Częstochowa oraz Urzędu Miasta Zabrze.

01.10.2018 – w ramach realizacji badań potrzeb użytkowników we Wrocławiu odbyły się pierwsze zogniskowane wywiady grupowe i warsztaty partycypacyjne. Wzięli w nich udział przedstawiciele Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, Starostwa Powiatowego w Polkowicach, Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska we Wrocławiu oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

21.09.2018 – ogłosiliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Wytworzenie i wdrożenie oprogramowania systemowego “Archiwum Dokumentów Elektronicznych” wraz z gwarancją”.

18, 20.09.2018 – w ramach realizacji badań potrzeb użytkowników odbyły się cztery sesje wywiadów kontekstowych i obserwacji. Wzięli w nich udział przedstawiciele Archiwum Narodowego w Krakowie oraz archiwów państwowych z Wrocławia (o. Kamieniec Ząbkowicki) oraz Katowic (centrala, o. w Bielsku-Białej).

07.09.2018 – ogłosiliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji dla archiwów państwowych”.

04.09.2018 – w ramach realizacji badań potrzeb użytkowników odbyły się pierwsze indywidualne wywiady pogłębione z wytypowanymi pracownikami Archiwów Państwowych. Wzięli w nich udział przedstawiciele archiwów państwowych z Przemyśla, Nowego Sącza, Białegostoku oraz Narodowego Archiwum Cyfrowego.

29.06.2018 – ogłosiliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przygotowanie projektu funkcjonalnego (makiet) systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) wraz z opieką projektanta UX podczas wytwarzania oprogramowania oraz w fazie testów weryfikacyjnych gotowych aplikacji/produktów”. 

14.08.2018 – podpisaliśmy umowę z Wykonawcą Future Processing Sp. z o.o., wyłonionym w toku postępowania na „Przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przygotowanie projektu funkcjonalnego (makiet) systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) wraz z opieką projektanta UX podczas wytwarzania oprogramowania oraz w fazie testów weryfikacyjnych gotowych aplikacji/produktów”. 

02.08.2018 – rozstrzygnęliśmy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przygotowanie projektu funkcjonalnego (makiet) systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) wraz z opieką projektanta UX podczas wytwarzania oprogramowania oraz w fazie testów weryfikacyjnych gotowych aplikacji/produktów”. 

11 maja 2018 r. – zawarte zostało pomiędzy Centrum Projektów Polska Cyfrowa, a Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych porozumienie nr POPC.02.01.00-00-0085/18-00 o dofinansowanie projektu „Archiwum Dokumentów Elektronicznych” w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014 – 2020. Całkowita wartość Projektu wynosi: 8 390 764,00 zł, w tym ze środków europejskich pochodzi 7 101 103,57 zł, a resztę stanowią środki z budżetu państwa.  

Beneficjent: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych  

Partnerzy: Narodowe Archiwum Cyfrowe, Archiwum Państwowe w Bydgoszczy oraz Archiwum Państwowe w Toruniu.  

Okres realizacji: 01.07.2018 – 30.06.2020  

Prototyp Archiwum Dokumentów Elektronicznych był systemem informatycznym przeznaczonym do testowania sposobów zarządzania dokumentami elektronicznymi przekazywanymi do Archiwów Państwowych. Został zrealizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową. Założenia merytoryczne opracował zespół pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Archiwów Państwowych pod kierunkiem Kazimierza Schmidta. Doświadczenia zdobyte podczas tworzenia i testowania systemu wykorzystane zostały podczas projektowania i przygotowywania wersji produkcyjnej systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.